Pressmeddelande: mall du kan kopiera (och hur du fyller i den)

Ett pressmeddelande följer en fast ordning: ort och datum, en rubrik som säger vad som hänt, en ingress som går att publicera ordagrant, brödtext med fakta, ett citat från en namngiven person, en kort beskrivning av företaget och en presskontakt. Mallen nedan har alla delar på plats. Kopiera den och fyll i.

Du behöver ingen PR-byrå för det här, bara en struktur som redaktioner känner igen och ungefär tio minuter. Vill du se mallen ifylld finns fem exempel på pressmeddelanden för vanliga småföretagsnyheter.

Mallen

PRESSMEDDELANDE
[Ort], [datum]

[Rubrik: vad som hänt, i en rad, max cirka 70 tecken]

[Ingress: 2-3 meningar som besvarar vad som hänt, vem det gäller
och varför det spelar roll. Ska gå att publicera ordagrant.]

[Brödtext, stycke 1: detaljerna. Siffror, datum, namn, plats.]

[Brödtext, stycke 2: sammanhanget. Varför nu? Vad ledde hit?]

"[Citat från en namngiven person hos er. Något en människa
faktiskt skulle säga, inte en formulering från en broschyr.]",
säger [Namn], [titel] på [Företag].

[Brödtext, stycke 3: vad som händer härnäst, om det finns något.]

Om [Företag]
[3-4 meningar. Vad ni gör, sedan när, var ni finns.]

Presskontakt
[Namn], [titel]
[Telefon]
[E-post]

Bilder
[Länk till bilder i tryckupplösning, eller bifogade filer.]

Rubriken avgör om resten läses

En redaktör ser rubriken i en lista med hundra andra mejl. Den ska säga vad som hänt, inte antyda det.

Skriv “Batteriexperten öppnar lager i Polen” i stället för “Spännande nyheter från Batteriexperten”. Den första går att bedöma på en sekund. Den andra kräver att någon öppnar mejlet för att ta reda på om det är värt att öppna.

Håll den runt 70 tecken. Längre än så kapas den i inkorgen.

Ingressen ska gå att klippa ut och publicera

Skriv ingressen som om den redan stod i tidningen. Många mindre redaktioner publicerar pressmeddelanden i princip oredigerat när de har ont om tid, och då är det din ingress som blir artikeln.

Den ska svara på vad som hänt, vem det gäller och varför det är intressant. Tre meningar räcker. Om du behöver fem har du förmodligen två nyheter, och då ska du skicka två pressmeddelanden.

Citatet är den vanligaste svaga punkten

De flesta citat i pressmeddelanden är oanvändbara. De låter så här: “Vi är oerhört stolta över att kunna erbjuda våra kunder en ännu bättre upplevelse framåt.”

Ingen säger så. Ingen citerar det heller.

Ett användbart citat säger något som bara du kan säga: en siffra, ett skäl, en avvägning. “Vi valde Polen före Tyskland för att frakttiden dit är två dagar kortare från vårt lager i Jönköping” går att citera. Det säger något.

De fem misstag som gör att utskicket inte används

Det vanligaste skälet till att ett pressmeddelande inte används är att det saknar en nyhet. De fyra andra går att rätta på fem minuter.

Ingen nyhet

Att ni finns är inte en nyhet, och inte heller att ni fyller nio år. Något ska ha hänt: en lansering, ett förvärv, en flytt, en rapport, ett pris eller en rekrytering som spelar roll.

Inga kontaktuppgifter

En journalist som vill följa upp men måste leta efter ditt telefonnummer följer inte upp. Namn, telefon och e-post ska stå i meddelandet.

Inga bilder

Bild i låg upplösning, eller ingen bild alls, är ett vanligt skäl till att ett i övrigt användbart pressmeddelande inte publiceras. Skicka minst en bild som håller för tryck.

Superlativ i stället för fakta

“Marknadsledande”, “unik” och “revolutionerande” läses som brus. Skriv siffran i stället: hur många kunder, hur stor omsättning, hur mycket snabbare.

Fel tidpunkt

Måndag morgon och fredag eftermiddag brukar vara sämst, eftersom inkorgen då är full respektive tom på folk. Tisdag till torsdag på förmiddagen fungerar för de flesta redaktioner.

Hur långt ska det vara?

Sikta på 300 till 500 ord. Det motsvarar ungefär en A4-sida.

Kortare än 200 ord ger sällan tillräckligt med underlag för att någon ska kunna skriva en artikel av det. Längre än 600 ord läses inte hela vägen, och det som är viktigt riskerar att hamna i den del som ingen kommer till.

Vad händer efter att du skrivit det?

Ett pressmeddelande gör nytta först när det ligger på en adress som går att länka till och har nått redaktioner som kan tänkas bry sig. Båda delarna går att göra själv.

Publicera det på er egen sajt och mejla det till de redaktioner ni känner till. Hur du hittar rätt adress och vad som skiljer ett mejl som läses från ett som raderas står i guiden skicka pressmeddelande till tidningar.

Vill du slippa den delen publicerar vi det gratis, och för 99 kronor skickar vi det till 99 namngivna redaktioner: dagstidningar, nyhetssajter, branschmedier och magasin. Listan ligger öppet, så du ser exakt vart det går innan du publicerar.